Neue Software im Arbeitsalltag sicher nutzen
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Neue Software im Arbeitsalltag sicher nutzen
Hallo zusammen, bei uns wurde kürzlich eine neue Software eingeführt. Die erste Schulung war verständlich, aber im Arbeitsalltag tauchen doch immer wieder Fragen zu einzelnen Schritten auf. Lange Anleitungen helfen dann nur bedingt, weil man erst die passende Stelle finden muss. Wir überlegen deshalb, ob kurze Hinweise direkt in der Anwendung sinnvoll wären. Hat jemand Erfahrungen mit solchen Hilfen gemacht? Mich interessiert, ob sie tatsächlich genutzt werden oder eher stören. Wie organisiert ihr außerdem, dass Anleitungen aktuell bleiben und neue Mitarbeitende schnell zurechtkommen? Wir suchen vor allem eine unkomplizierte Unterstützung für typische Aufgaben. Vielen Dank und viele Grüße!
Re: Neue Software im Arbeitsalltag sicher nutzen
Ich glaube, der größte Unterschied liegt darin, ob eine Hilfe genau im richtigen Moment verfügbar ist. Bei einer Schulung kann man sich zwar vieles merken, aber sobald man einige Tage später vor einem konkreten Arbeitsschritt sitzt, fehlt oft genau die eine Information, die man gerade braucht.
Kurze Hinweise direkt in der Anwendung können deshalb ziemlich praktisch sein, solange sie nicht ständig eingeblendet werden. Besonders sinnvoll finde ich kleine Erklärungen bei Funktionen, die nur gelegentlich genutzt werden. Dann muss niemand erst ein Handbuch öffnen oder mehrere Seiten durchsuchen, sondern bekommt die nötige Information direkt an der Stelle, an der sie gebraucht wird.
Dass neue digitale Lösungen am besten schrittweise eingeführt und Mitarbeiter dabei begleitet werden sollten, wird auch auf https://www.leipzig-online.de/news-lese ... ungen.html gut aufgegriffen. Gerade Schulungen und die Einbindung der Beschäftigten spielen dabei eine wichtige Rolle. Für mich gehört dazu auch, nach der ersten Einführung weiter zu beobachten, an welchen Stellen immer wieder Fragen entstehen.
Bei den Anleitungen würde ich möglichst wenig doppelt pflegen. Wenn dieselbe Erklärung einmal im Handbuch, einmal im Intranet und zusätzlich noch in der Software steht, ist schnell eine Version veraltet. Besser wäre eine zentrale Dokumentation, auf die kurze Hinweise in der Anwendung verweisen können.
Für neue Mitarbeitende könnte man zusätzlich die häufigsten Abläufe zusammenfassen und die wichtigsten Schritte direkt im System erklären. So muss niemand am ersten Tag alles auswendig lernen. Entscheidend ist am Ende wahrscheinlich weniger die Menge an Dokumentation, sondern wie schnell jemand die passende Antwort findet.
Kurze Hinweise direkt in der Anwendung können deshalb ziemlich praktisch sein, solange sie nicht ständig eingeblendet werden. Besonders sinnvoll finde ich kleine Erklärungen bei Funktionen, die nur gelegentlich genutzt werden. Dann muss niemand erst ein Handbuch öffnen oder mehrere Seiten durchsuchen, sondern bekommt die nötige Information direkt an der Stelle, an der sie gebraucht wird.
Dass neue digitale Lösungen am besten schrittweise eingeführt und Mitarbeiter dabei begleitet werden sollten, wird auch auf https://www.leipzig-online.de/news-lese ... ungen.html gut aufgegriffen. Gerade Schulungen und die Einbindung der Beschäftigten spielen dabei eine wichtige Rolle. Für mich gehört dazu auch, nach der ersten Einführung weiter zu beobachten, an welchen Stellen immer wieder Fragen entstehen.
Bei den Anleitungen würde ich möglichst wenig doppelt pflegen. Wenn dieselbe Erklärung einmal im Handbuch, einmal im Intranet und zusätzlich noch in der Software steht, ist schnell eine Version veraltet. Besser wäre eine zentrale Dokumentation, auf die kurze Hinweise in der Anwendung verweisen können.
Für neue Mitarbeitende könnte man zusätzlich die häufigsten Abläufe zusammenfassen und die wichtigsten Schritte direkt im System erklären. So muss niemand am ersten Tag alles auswendig lernen. Entscheidend ist am Ende wahrscheinlich weniger die Menge an Dokumentation, sondern wie schnell jemand die passende Antwort findet.